管理文档资料

文档资料库又叫电子文件库，是本系统保存电子文件的地方。
下面我们来讲解他们的使用和管理。

点击相应的菜单，可以进入管理文档资料界面。

管理文档资料界面

我们可以看到，上面是文件夹的路径和一排小图标。下面是文件夹和文件。

[路径：\公司共享文件\公司制度\]表示当前你浏览的是[公司制度文件夹]中的内容，它是在[公司共享文件夹]内。

点小图标可以进入建立文件夹界面，如图：

建立文件夹界面

在这个界面，你可以输入文件夹名称、指定所建立的文件夹排在第几行（排列的顺序数字越大越排在下面）、输入文件夹的描述（当用户把鼠标放在文件夹上，会在黄色的提示框中显示这些描述文字）、指定所建立的文件夹是在哪个文件夹下面、指定文件夹的管理者和浏览者，输入完成后按[建立]按钮，就可以建立新的文件夹了。

并不是任何人都可以建立文件夹的。哪些人可以建立文件夹呢？

• 有允许管理文档权限的用户可以在任何文件夹内建立文件夹。关于这个权限的设置，我们将在权限设置的相关章节介绍。

• 在文件夹内被指定为管理者的用户可以在这个文件夹以及其下属的文件夹内建立文件夹。这里的管理者就是在本界面中的[允许管理者]这里指定。你可以点[选择]按钮来指定哪些人、哪些部门的人可以管理这个文件夹。

注意：允许管理者除了能在本文件夹以及下属文件夹内建立文件夹外，他还能修改本文件夹以及下属文件夹；还能上传文件到本文件夹和下属文件夹内；还能修改、删除本文件夹和下属文件夹的内容。当然，他也能浏览这些文件夹内的内容。

建立文件夹时，要指定允许浏览者。被指定的浏览者可以浏览本文件夹，但不一定能浏览其下属的文件夹，要浏览下属文件夹必须在下属文件夹内指定。所谓浏览文件夹，就是可以看到文件夹中的文件夹和文件，可以下载这些文件（点文件名后面[下载]可以把文件下载到本地硬盘上）。

点图标会弹出上传文件界面，如图：

上传文件界面

在这里输入文件描述（鼠标放在文件上会出现黄色提示）、选择保存上传文件的文件夹、选择要上传的文件后，按[上传]按钮，就可以把文件上传到系统了。

并不是任何人都可以上传文件的。哪些人可以呢？

• 有允许管理文档权限的用户可以在任何文件夹内上传文件。关于这个权限的设置，我们将在权限设置的相关章节介绍。

• 文件夹内被指定为管理者的用户可以在这个文件夹以及其下属的文件夹内上传文件。

点图标，系统会弹出设置文件夹界面，如图：

修改、删除文件夹界面

这里操作的方法跟增加文件夹的操作类似，大家可以参看增加文件夹的说明。
当要查找某个文件时，点图标，进入查询文件界面，如图：

文件查询界面

输入要查询的关键字，按查询按钮后就可以查到你需要的文件。
点图标 ，如果有上层目录，就回到上层目录。
当其他人增加了文件夹和文件时，你不能马上看到，要点图标刷新后才能看到。
点文件夹就能进入文件夹了，进入文件夹后，才可以浏览文件夹的内容或修改文件夹的设置。
文件夹前面都有一个图标。

允许管理文件夹的人点文件名称后，会弹出编辑文件界面，操作方法跟上传文件类似，你可以在编辑文件界面修改文件、删除文件、移动文件到其他文件夹。

有管理和浏览文件夹权限的人，点文件名后面的[下载]，就可以把文件下载到本地硬盘了。