合同台帐维护     >>返回

（1）按钮说明

（2）子集信息说明

（3）基本信息项目说明

█ 如何新建合同

    第1步：进入合同台帐维护功能；
    第2步：单击【增加】按钮，弹出新增合同窗口。
    界面说明：
    【参照审批单】按钮：点击该按钮后，将弹出合同审批单参照按钮，可参照出当前用户操作权限范围内的所有已审批完毕的合同审批表，参照后系统将自动根据合同审批表内容填写合同台帐基本信息（注：对方单位无法参照出来）。用户操作权限范围由管理员通过权限管理管理（用户权限或用户组权限）进行设置。如当前用户或其关联的用户组在合同管理系统授予了办公室、财务部的操作权限，则该用户在参照合同时，可以参照到办公室和财务部的所有已审批完毕的合同审批表。
    合同审批表可被参照的前提条件为：（1）已审批完毕；（2）合同审批表引用的自定义表单数据存储主表要求为def_ht_data（即系统自带的“合同信息表”）；（3）用户具备相关部门的操作权限。以上条件缺一，均无法在合同管理系统中进行参照。
    【取消参照】按钮：取消对合同审批表的参照。
    第3步：根据屏幕提示，录入合同的基本信息，录入完毕，单击【保存】按钮。

■ 如何修改合同基本信息

    在合同台帐列表中选择要修改的合同，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。如果合同已终止，将无法再进行修改。修改时，无法直接修改合同状态信息。

■ 如何删除合同台帐

    选择要删除的合同，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。如果当前合同已录入了标的、结算计划等子集信息，将禁止删除，并提示“记录已被引用，删除操作失败！”。

■ 如何进行合同终止

    合同执行完毕或因特殊原因不再履行的合同，需通过合同终止功能对合同进行及时终止。操作步骤如下：
    在合同台帐列表中选择要终止的合同，单击【合同终止】按钮，在弹出的窗口中进行录入合同终止日期、执行情况说明等信息，也可添加相关附件，信息录入完毕后，单击【保存】按钮。保存完毕，合同状态将变更为“已终止”，同时该合同相关信息不允许再修改、删除。
    注：进行合同终止操作后，将自动在“大事记要”页签中新增一条事件记录。

■ 如何取消合同终止状态

    合同终止后，合同的相关信息将不允许再修改或删除，如要对合同相关信息再进行修改调整，需要取消合同的终止状态，操作步骤如下：
    在合同台帐列表中选择要取消终止的合同，单击【取消终止】按钮，系统将提示“真的要取消合同终止状态？”，单击【确定】按钮。

■ 功能说明

    维护管理合同附件信息，在基本信息及各子集信息维护过程中添加的所有附件，均将在“附件”页签中显示出来。通过“附件”页签可管理合同所有相关附件，包括添加、修改、删除、附件更名、导入工作流中的合同审批表等功能。
    对附件的增加、删除等操作，只能针对未终止的合同。已终止的合同，无法再对附件进行添加或删除等操作。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增合同附件，新增附件类别为“合同正文类附件” 。
    ●【删除】按钮：删除选中的附件。
    ●【附件更名】按钮：更改附件的显示名称。
    ●【导入评审表附件】按钮：导入工作流中的合同审批表及其附件，仅允许导入本人有操作权限部门所提交的合同审批表。
    （2）项目说明
     ●附件名称：附件的标题名称；
    ●附件类别：指附件所属类别，分基本信息附件、变更情况类附件、大事记要类附件、结算情况类附件、到货/发货信息附件。附件类别由附件所属子集信息决定，用户无法进行修改调整。即在合同基本信息录入时添加的附件，其类别自动为基本信息附件；在进行合同变更信息录入时添加的附件，其类别为变更情况类附件。
    ●文件格式：指附件文件的格式。
    ●大小：指附件占用空间大小。

█ 如何上传附件

    在基本信息、合同变更、实际结算等信息维护时均可上传附件，也可以通过“附件”页签进行附件上传。通过“附件”页签上传的附件，其类别自动设为“基本信息类附件”，上传附件的操作步骤如下：
    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“附件”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出文件上传窗口。
    第3步：点击【浏览…】按钮，选择要上传的文件.
    第4步：选择要上传的文件后，再点击“【打开】”；（注：一次仅能选择一个文件）
    第5步：修改“显示名称”，系统默认取文件的名称，用户可对显示名称进行更改。
    第6步：点击【上传】。

■ 如何删除附件

    选择要删除的附件，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。

■ 如何修改附件名称

    先选中附件，再单击【附件更名】按钮，在随后弹出的窗口中输入新的名称，再单击【确定】按钮，放弃修改单击【取消】按钮。

■ 如何导入合同审批表

    系统支持从工作流中导入合同审批表及其附件，操作方法如下：
    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“附件”页签；
    第2步：单击【导入评审表附件】按钮，弹出审批表选择窗口。
    第3步：在窗口中选择对应合同审批表，再点击【确定】按钮。

■ 功能说明

    维护合同标的信息。已终止的合同，无法再对标的信息添加、修改或删除等操作。标的信息以红色显示的表示尚未完成收发货确认，黑色显示的表示已完成收发货确认。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增合同标的。
    ●【修改】按钮：修改当前选中标的信息。
    ●【删除】按钮：删除选中的标的物，如果标的物已参照生成了收发货信息，则无法再删除。
    ●【收货/发货确认】按钮：对标的物收/发货情况进行确认，确认后将自动生成“收货/发货”记录。
    ●【执行情况跟踪】按钮：对当前选中标的物收货/发货情况进行跟踪查看。
    （2）项目说明
    ●计划交货日期：根据合同约定，该标的物计划交货日期；
    ●产品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额：根据合同约定进行录入。
    ●已履行数量、金额：已履行是指已确认收/发货，该两项目信息根据“收货/发货”记录自动生成。
    ●未履行数量、金额：是指尚未进行收/发货确认，该两项目信息根据标的数量、金额减去对应的“收货/发货”数量、金额后自动生成。

█ 如何新增标的

    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“标的”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出标的信息录入窗口。
    第3步：录入标的物的计划交货日期、名称、规格等信息后，点击【保存】按钮。

■ 如何修改标的

    在“标的”页签中，选择要修改的标的，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除标的

    选择要删除的标的，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。如果该标的记录已进行了收发货确认，则不能再删除。

■ 如何进行收/发货确认

    在“标的”页签中，可直接对标的物的收发货情况进行确认。具体操作步骤如下：
    选择标的，单击【发货/发货确认】按钮，在弹出的窗口中填写实际到货的品名及数量等信息，再单击【保存】按钮。注：实际到货的品名与规格型号等，允许与标的记录不一样。

■ 功能说明

    维护合同标的物收货/发货记录，收货/发货可以参照标的信息生成，也可以手动录入，手动录入的无法与对应的标的物进行关联（以红色显示）。已终止的合同，无法再对收发货记录进行添加、修改或删除等操作。以红色显示的表示找不到对应的标的物记录，黑色显示的表示已与对应标的记录建立关联。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增收货/发货记录。
    ●【修改】按钮：修改当前选中的记录。
    ●【删除】按钮：删除选中的记录。
    （2）项目说明
     ●到货/发货日期：指实际到货/发货的日期；
    ●产品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额：实际到货验收情况进行录入。
    ●承办人：指我方具体办理收货/发货业务的人员。
    ●发货/收货单位及承办人：是负责办理收货/发货业务的对方单位及业务人员。
    ●对应的合同标的：指当前收发货记录对应的合同标的。

█ 如何新增收/发货记录

    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“收货/发货”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出标的信息录入窗口。
    第3步：录入信息后，点击【保存】按钮。
    注： 录入标的物名称时，点击【参照】按钮可参照“标的”页签中内容，并自动带出产品名称、规格型号等信息。也可以手动录入，手动录入的记录将无法与对应的标的物建立关联，未建立关联的将以红色进行显示。

■ 如何修改收/发货记录

    在“收货/发货”页签中，选择要修改的记录，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除收/发货记录

    选择要删除的记录，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。

■ 功能说明

    维护合同的结算计划信息，结算计划是合同约定的收付款进度计划。已终止的合同，无法再对结算计划信息添加、修改或删除等操作。结算计划以红色显示的表示尚未完成结算，黑色显示的表示已完成结算。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增结算计划。
    ●【修改】按钮：修改当前选中的计划。
    ●【删除】按钮：删除选中的计划，如果该计划已结算或部分结算，则无法再删除。
    ●【结算】按钮：根据当前选中计划进行结算确认，确认后将自动生成“实际结算”记录。
    ●【执行情况跟踪】按钮：显示当前结算计划的实际结算情况。
    （2）项目说明
    ●计划结算日期：根据合同约定应进行收付结算的日期；
    ●计划结算内容：指款项内容或支付款项的条件。
    ●计划结算金额：根据合同条款约定计划各个阶段支付的款项金额。各结算计划的计划结算金额正常情况下应等于合同总金额。
    ●占总金额%：系统自动计算得出，计算公式为：计划结算金额/合同总金额*100。
    ●实际已结算：指该计划实际已结算的金额。对于同一计划可分多次结算，实际已结算金额为多次结算金额的总和，该值由系统根据实际结算情况自动计算得出。
    ●计划完成率：系统自动计算得出，计算公式为：实际已结算/计划结算金额*100。

█ 如何新增结算计划

    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“结算计划”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出标的信息录入窗口。
    第3步：录入完毕，点击【保存】按钮。

■ 如何修改结算计划

    在“结算计划”页签中，选择要修改的记录，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除结算计划

    选择要删除的记录，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。如果该计划已进行了结算，则不能再删除。

■ 如何对计划进行结算

    在“结算计划”页签中，可直接对计划的进行结算。具体操作步骤如下：
    选中计划后，单击【结算】按钮，在弹出的窗口中填写实际结算情况信息，再单击【保存】按钮。

■ 功能说明

    维护合同实际款项收/付结算情况，结算信息可参照计划信息生成，也可以手动录入，手动录入的无法与对应的计划进行关联（以红色显示）。已终止的合同，无法再对结算情况进行添加、修改或删除等操作。以红色显示的表示找不到对应的结算计划，黑色显示的表示已与对应结算计划建立了关联。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增结算信息。
    ●【修改】按钮：修改当前选中的记录。
    ●【删除】按钮：删除选中的记录。
    （2）项目说明
    ●结算日期：指实际收/付款项的日期；
    ●结算内容：可手动录入，也可参照计划自动生成。
    ●结算金额：本次实际结算金额。
    ●结算方式：分现金、支票等多种，根据实际款项支付方式录入。
    ●承办人：指我方办理款项结算的业务人员。
    ●相关附件：跟本次结算内容的相关电子文件，如有则上传。
    █ 如何新增结算记录
    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“实际结算”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出标的信息录入窗口。
    第3步：录入信息后，点击【保存】按钮。
     注： 录入结算内容时，点击【参照】按钮可参照“结算计划”页签中的内容，并自动带出结算金额等信息。也可以手动录入，手动录入的记录将无法与对应计划建立关联，未建立关联的将以红色进行显示。

■ 如何修改结算记录

    在“实际结算”页签中，选择要修改的记录，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除结算记录

    选择要删除的记录，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。

■ 功能说明

    记录合同履行过程中的重要事件、异常情况进行说明，同时也可对合同的执行进度、合同状态进行修改维护。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增大事记要信息。
    ●【修改】按钮：修改当前选中的记录。
    ●【删除】按钮：删除选中的记录。
    （2）项目说明
    ●日期：指事件发生日期；
    ●执行情况说明：对事件进行简要描述，如内容较多，可通过附件方式进行上传。
    ●累计完成进度：指事件发生时该合同内容的执行进度。
    ●合同状态：指当前事件发生后合同的状态。
    ●异常情况说明：当合同状态为“存在异常”时，要求录入异常情况说明，内容较多时可通过附件方式上传。
    ●相关附件：跟当前事件相关电子文件，如有则上传。

█ 如何新增大事记要

    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“大事记要”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出信息录入窗口。
    第3步：录入信息后，点击【保存】按钮。
     注： 如合同状态为“存在异常”则要求录入异常情况说明。保存完毕，系统将根据大事记要中最新事件中指定的合同状态，更新合同的状态。

■ 如何修改大事记要

    在“大事记要”页签中，选择要修改的记录，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除大事记要

    选择要删除的记录，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。删除完毕，合同将自动恢复成原来的状态。

■ 功能说明

    记录合同变更情况，包括变更日期、变更原因、依据及变更内容等。

■ 界面说明

    （1）按钮说明
    ●【添加】按钮：新增变更情况。
    ●【修改】按钮：修改当前选中的记录。
    ●【删除】按钮：删除选中的记录。
    （2）项目说明
    ●变更日期：指合同内容进行变更的日期；
    ●变更原因：对变更的原因进行说明，内容较多时可以附件方式上传。
    ●变更依据：合同变更的相关依据说明。
    ●变更内容：合同变更的内容。
    ●变更类型：分“我方提出变更”和“对方提出变更”2种，根据实际选择。
    ●承办人、批准人：指我方变更业务的承办人及批准人。
    ●相关附件：当前变更相关的电子文件，如有则上传。

█ 如何新增变更记录

    第1步：在合同台帐维护功能中选中合同后，再点击“合同变更”页签；
    第2步：单击【添加】按钮，弹出信息录入窗口。
    第3步：录入信息后，点击【保存】按钮。
     注： 在录入信息时，点击【参照审批表导入】按钮可参照工作流中的已审批完毕的合同变更审批表单，参照成功将自动导入变更原因、变更依据及变更审批表和相关附件等内容。

■ 如何修改合同变更记录

    在“合同变更”页签中，选择要修改的记录，单击【修改】按钮，在弹出的窗口中进行数据修改，修改完毕后，单击【保存】按钮，保存修改结果并退出修改窗口。在修改过程中，单击【取消】按钮，修改数据将不保存，直接退出。

■ 如何删除合同变更记录

    选择要删除的记录，单击【删除】按钮，系统将弹出询问窗口，问您“真的要删除吗？”，如果要删除单击【确定】按钮，放弃删除操作单击【取消】按钮。