图纸、文档资料管理混乱
机械、电器、电子等企业日常工作中产生大量的图纸、文档资料，资料的管理是分散、混乱的，缺乏统一规范的系统进行统一管理，容易给生产、经营造成一系列问题。比如：图纸流失、版本混乱、权限控制不力等。

文件安全问题无法解决
传统纸张文档容易丢失，安全难以保障。这对拥有大量机密文档（如企业机密图纸、配方、工艺、商业情报等）的公司来说，无疑是致命的打击。要管理好这些文档，应将文档放到公司服务器中，对使用人进行授权，只有授权才可根据权限打开文档。

文件查找困难
纸张文档一旦量大时，查找就显得非常不便，同时查找文档需要投入大量人力。如果管理不善，极易丢失，对工作造成影响。如果文档管理员请假或出差，文档就无法查找了。

远程发送不便
纸张文件要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文件来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。

文档容易丢失
文档存放在各个员工电脑中会因为电脑故障或员工离职造成文档丢失。

集团文件管理更难
集团公司往往由多个分公司组成，其文档管理更为困难，如何保证各分公司文档的一致性，同时各分公司又可管理自己的文档体系，减少文档管理的重复工作，提高文档管理的效率，降低文档管理的成本，这是集团文档管理的难点。

人工管理成本高
传统纸张方法管理文件，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管理文件，每个部门要设置一个文件管理员。

要解决上述的问题，除了提高文档管理规范化程度以外，还要引进计算机技术，利用计算机信息管理系统和互联网进行文档管理与控制，实现电子化办公及网络办公的目标，从而节省管理成本，提高工作效率。