《资料信息快递》2.41版操作说明

    本软件为办公类系列软件之一，是专为汇集、存储、方便查询资料信息而设计的，原名《博乐信息库》，现改名后升级推出正式版2.4版。

    1、如何安装？
    用winrar等软件解压缩。本程序为绿色软件，只要直接把文件夹“资料信息快递”复制到某一盘符的根目录（必须为根目录，如：C:\、D:\ 或 E:\ 中）,双击执行程序“资料信息快递.exe”可启动本程序。为方便打开本程序，建议创建快捷方式图标到桌面，方法为用鼠标右键点击“资料信息快递.exe”文件，选择“创建快捷方式”项，把创建后的快捷方式图标拖到桌面即可。也可在打开本程序后，在菜单的帮助中点击创建快捷方式就可在桌面和安装目录中各创建一个快捷方式图标。双击快捷方式图标可启用本程序。请不要随意改变本程序的默认安装目录（默认安装目录为“资料信息快递”），卸载本程序可直接删除资料信息快递目录和所创建的快捷方式图标。  
 
    2、本程序中的一些常规编辑键如何操作？
    本程序中有一部分常规编辑命令，包括：新建、打开、退出、撤消、剪切、复制、粘贴、全选、寻找等。这些操作按钮的使用方法同其它的文本编辑软件的操作法基本相同。（注：操作按钮在下面简称“钮”）

    3、作为资料信息处理的软件，本系统有什么主要功能？
    本程序的主要功能是用信息快摘、卡片信息录入、快录等方式便捷地汇集、存储资料信息，丰富信息库内容；用库资料信息整理、副本备存交流等方法作好信息库结构和资料信息的管理；用目录索引、快查等手段快捷地查询在信息库中已存储有的需用信息。程序安装目录下设有可存放大量资料信息的信息库，   总库下设有众多分库， 各分库涉及政治、法律、政策、经济、军事、金融、生活等方方面面的分类，每一信息都以资料卡片的形式在信息库中存储，随时可以查询调用。有了本程序，所有的工作、学习、生活、家庭、公务、私人的资料都可制作成卡片存放在信息库中，一旦需要，只要输入几个关键词就能很快查到。例如：自己或孩子每年的考试成绩可做成卡片资料存放在系统中，即使过了10年、20年，只要输入关键词“某年、成绩”，就能很快查找到。又如：班里同学的名字10年、20年后可能记不全了，只要事选做好了卡片存储过，数年、数十年后只要输入“班级、同学”等关键词，全班的同学姓名会一个不漏地显示在你眼前，方便不？。只要把信息卡片资料做好，工作、生活中的各种资料信息将管理得有条不紊，工作、生活中常出现的为寻找放忘了或一时找不到了的资料信息而忙乱寻找的情景将很少再有。

    4、快摘板该如何操作？
    本程序设有快摘板。主要用于方便资料收集。在阅览网页文本、WORD、WPS、TXT等格式的文本时，在启动快摘的状态下，只要进行剪切或复制，剪下或复制的文本就会自动摘到快摘板已有文本的最后，省下了粘贴的步骤，边看边剪或边复制，需要的文本都会自动摘录到快摘板中，积到一定数量后选择另存进行保存。如果暂时不需要使用快摘，可以按“暂停”钮暂时关闭，需要重新启用时，再按“重启”钮。“清除钮”用来清除编辑窗中的内容，“另存”钮用来保存编辑框中的内容。选中一段文字， 按下“存题”钮，会在下方显示这一段文字，该段文字是用来在进行保存编辑框文本内容时，自动输入作为保存文件名用的，如不需要自动输入文件名，也可自己手动输入。如果要把快贴板中的内容直接制作成资料卡片存储到信息库中，可在快贴板中选中某段文字后按下“转录到信息卡”，就会出现资料信息录入画面，按下面将介绍的信息录入的方法操作，完成信息录入操作后会自动返回快摘界面。注意，进行这项操作，一定要选中欲制作信息卡片的内容。另外要提醒的是，在进行快摘操作时，要把快摘的界面最小化，这样才能让出屏幕上的空间打开需要阅读的网页或文档，中途想查看快摘情况时，可点击最小化按钮，使之激活到正常界面。要使用本程序的其它功能，需要关闭退出快摘操作。

    5、如何进行资料信息的录入？
    准备好要录入的信息资料。在菜单中点击“资料信息录入”进入资料信息录入界面，界面的左侧为分类目录，上方为录入信息的标题，  中间淡粉红色的区域为要录入信息的内容，下方为年限年份、地区范围的设定及“存档”等一些操作按钮。  
先在左侧选择分类目录，选择方法：点击所选项，使所选项颜色变深即为选中。   在中间淡粉色的区域输入信息内容，内容可复制粘贴或手工录入。在上方输入信息标题，标题可手工输入，也可在内容中寻找一段话复制后贴入。在下方输入年限或年份，年限为一个时间段，如古代、近代、5060、7090等（5060为五十、六十年代、7090为七十、八十、九十年代），时间比较远些的要录入的信息可能会少些，所以在设计上把2000年以前的许多时段合为一个年限，从2000年以后就  以年份为时段，预设到2150年。年限年份可以是指事件发生处在什么时间段，也可以指录入某资料信息时处在什么年份。
这只是系统的预设置，如果您觉得不妥也可自己规划设置，系统预设的年限年份设置都可删除，包括地区和范围也可都删除。但在正式录入资料信息前，就得把年限年份和地区范围都合理规划好，一旦进行了大量的资料录入后，由于数据库内部的结构比较复杂，再要改动得不出差错就很不容易做到。如果不想全部推翻预设，也可作些适当的改变，减少、或增补都是可以的，但一旦对某一年限年份和地区范围进行录入了资料信息的数据后，就不能对这些年限年份、地区范围进行改动了。如果由于误操作，使得一些预存的年限年份、地区范围出现了重复或有的消失不见了，有重复的可在管理中删掉，有缺失的可以再建一个同命名的。
    年限年份的设置中有一个“不限”，意思是不限年限和年份，有些东西是可以不限年限和年份的，如一些具有普遍性的自然现象、健康知识、花草养植方法等可以归入“不限”这一时段中。在年限上设有古代、近代、现代，还有一些年分段和年份，有些东西是出于某一年份的，但对整个年代都有普遍适用性，例如一些基本的法律知识，古代法律可划归古代，近代法律可划归近代，现代法规可划归现代，不一定要归到某一年份。
    在地区范围的设置中有一个“不分”，意思就是不分地区和范围，与“不限”同理，有些东西是不为地区和范围所限制的，可以归到这里。地区和范围中分有东三省、华北、华南等几大片，加了个北京、上海，北京是首都，事情会多一些，本工作室是上海的就加了个上海。如果您是其它地方的，可以把关心不多的去掉，把它列入大片中去，添加上您所在地的省、市，因为对所在地的事情相对会关心得多一些。除了国内分的各大片，在世界上还分了一些大洲，对于国家，哪个国家您关注度高一些，您就可以添上这些国家。
    有些东西是全国性的，不属于哪个地区的，如上面讲到的法律，我国的法律是全国性的，又如一些政治和经济等政策意见，都具有全国性，所以设置了一个“全国”的大范围，大范围的还有“国外”、“ 中外”。“中外”同“不分”的区别在于，中外是指国家之间的，世界上还有许多事情不是国家之间的，就把它们列到不分中，如一些宇宙间的星球运行规律、太阳系中有哪几大行星、银河系中有多少恒星等等。
    以上这些都是本程序已经预设的，如果您觉得有更好的分类，都可以改，但需重申一下上面提到过的：必须在录入资料信息前对年限年份和地区范围作一个全面合理的、一旦确定下来后能够固定不变的规划。如果您已经向数据库中开录了比较多的资料信息，再要改变就会使数据库的数据结构造成混乱。
    如果要自己对年限年份和地区范围进行重新设置或进行修改、添加，有以下几点是必须注意的：年限年份的文本长度必须为2个中文字或4个字符；第二、年限年份和地点单位不宜搞得太多，太多了以后查起来会不太方便；第三、要合理计划，减少不必要的重复和交叉，也不宜把年限年份和地区范围划得太小太细。
    如果对已经预设的年限年份、地区范围有个别作了删除的，就要把与之相对应的输入数据也删除，如果要对年限年份和地区范围全部作重新调整而删除全部的预设，就要删除掉全部已经输入过的资料信息数据。（注：本程序刚安装时，信息库中是没有输入过任何资料信息的，是一个空库。）删除已经输入过的个别的资料信息数据可以在菜单中点击目录索引后分别选择目录进行操作。为了保护数据不被误操作全删，本系统没有设置一键全删所有数据的功能键，如要删除全部输入过的资料信息数据，可以删除安装目录下的“信息库”和“数据索引”两个目录，然后再把本程序安装包中的两个同名的目录解压缩后拷贝到安装目录下，以前输入过的数据就全部被清除掉了，还原到本来的空库状态。
    对已经输入过的年限或年份，系统会存储起来，再次使用时不必用手工输入（手工输入难免出错），可点击年限或年份输入框右侧的“浏览”  进行选择，按一次左右箭头键，  可对年份输入框中的年份减1年或加1年，如选择的是2008年，按一下左箭头键就变成了2007年，再按一下就变成2006年，直到2000年，就不要向前了。如按一次右箭头键，就变成为2009，再按一下变会2010，系统设置到2150年，到那时会有更先进的系统来管理资料信息，这个程序可能就不适用了，即使还能用，也可以从2150年以后再一直添加下去。
    按左右箭头键可加减年份，但对如“古代”、“近代”   这样的年限不适用，对年限中的时段如“8090”  等也不适用。如果是8090，按一次向左的箭头键，就变成了8089，向右就变成了8091，这些数字对系统处理信息数据已经变得没有意义了  。 
    地区范围的输入方法与年限年份的输入方法相同，地区范围表示事件发生或影响的区域的大小，大的有国家、也地区，小的有单位、家庭，也可以是个人的信息。值得注意的是：设置地区范围的文本长度必须为2个字符到10个字符，即1-5个中文字内。已经输入过的地区或单位，系统也会存储起来，可点击地区单位输入框右侧的“浏览”   进行选择。
以上信息全部输入后，按“存档”钮，  系统会把信息以资料卡片的形式存储到信息库中，每录入一条信息，按一次存档钮，天长日久，不断积累。
    如不需存档可按“取消”钮   。左上方的一组数字表示信息分类别的编号，  右下方的一组数字表示当前录入的信息在存储目录地址中的条数   ，每一存储目录中可存储数千万至上亿条卡片信息，但条数过多，查询时会化费校长的检索时间，为把查询时间控制在较短的时间内，建议每一存储目录中存储的信息条数不超过20万条，因为信息都是分类按年存储的，一般情况下某一分类存储目录中20万条存储量也够了，当某一分类存储目录存储的信息条数超过了20万条，系统会提示并引导另建存储地址。按“退出”钮退出信息录入界面   。
    对图片资料信息在本程序中不提供打开图片文件的功能，而是可以在制作的资料信息卡片上对某一或某些图片、照片作些文字说明，并可写入图片、照片的存放路径等备查信息。以后要查某些图片、照片，只要查到了说明，就很容易找到这些图片、照片存放在哪儿。

    6、如何进行信息“快录”操作？
    “快录”与上一题中讲的“资料信息录入”是基本相同的方法，所不同的是在资料信息录入中录入的信息要靠复制粘贴或手工输入，而在快录中只要复制或剪切，不需要做粘贴操作，主要用于在边查看网页内容或文本材料的同时进行资料信息的录入。操作方法，在菜单中点击“启动快录”，快录的资料信息录入窗口暂不显示，资料信息快递的主窗口缩小到最小化待用状态，  在最小化待用状态时，如点击下方状态栏中的“资料信息快递”小图标，可复原主窗口，此时可看到屏幕左上方的提示已变为“快录启动”   。
    系统进入快录状态后，主窗中除了菜单中的“关闭快录”和个别不影响快录操作的按钮，其它操作按钮一概处于暂禁用状态，关闭快录会恢复其它按钮 的正常操作。启用快录时，最好使主窗画面处于最小化状态，让出屏幕中央的空间用于打开网页浏览器或打开需要阅看的文档。当用户在浏览网页或阅读文档、书稿时，如觉得某段内容比较好，需要制成资料信息卡片录入到信息库中，只要用鼠标左键选中某段文字进行复制，一按下复制，资料信息录入界面会自动显示跳出，复制的内容已自动粘贴到了资料信息录入界面中央淡粉色的内容输入框中。然后再按照上面第5题中介绍的信息录入方法进行操作，即可即时把看中的资料信息制成信息卡片录入到信息库中。要继续进行快录操作，还需要使资料信息录入界面最小化，最小化后，在屏幕下面会有最小化的图标， 点击可还原。如果要退出资料信息快录，请点击最小化了的“资料信息快递”图标（如果已经作过资料信息快录的信息录入操作，就要点击最小化后的信息快录图标，  关闭资料信息快录界面。）在主窗口复原后在菜单中点击“关闭快录”，窗口左上方提示显示“快录暂停”，  其它暂时禁用的按键操作功能恢复。

    7、导出副本有什么作用，如何操作？
    如果你有两台、三台或更多台计算机，以三台为例，一台在家里自己用，一台在单位里，一台家人在用。每台机上都装有资料信息快递软件。那么在家里自己用的机上制成的资料信息卡片能不能导入到其它两台机上？其它机上做的资料信息卡片能不能导出到另两台机上呢？或导出到其它人的机上呢？回答是可以的，就是一个单位中有数十台、上百台电脑都可以通过副本的导出导入而实现资料信息的共享。
    因为系统的资料可存量非常大，为防止误删误改造成系统混乱，制成的信息卡片不能直接复制到别的机上使用，只能通过制作副本导入导出的方法实现转存。即在录入资料信息时，如用户需要时系统会在资料信息录入的同时，另存有一副本，该副本可以在菜单中点击“导出副本”导出，又可在其它的机上把本机导出的副本资料导入。
    导出方法，如需要制作导出副本，可在资料信息录入界面左下方的“存副本”   左边小方框中点击选中打“√”，不需要可再点击去掉，默认状态是选中有“√”的。当处于选中有“√”状态时，每次录入的信息都会以文件的形式存有副本，副本存放在安装目录下的“副本备存”目录中。一般情况下每月内的副本信息共同存放在一个文件中，如果信息过多一个文件存不下，当月会有数个存储文件。文件名如n051098817001.txt，文件名的数字表示如下：数字从前到后，“05”表示2005年，“10”表示10月份，“98817”是机器识别号，也可称为库号，不同的机器识别号（库号）不同。使用设别号主要是为了分清楚要导入的副本来自哪台机器，已经导入过的不要再重复误导入。本工作室制作本程序的识别号是“16575”  ，初安装好的本程序，库中信息是空的，安装压缩包中附带有6个出自16575库号的导出副本，  这些副本文件是2006年及之前的几年中录入的，可供用户根据需要有选择地导入测试。如要获取更多的16575库号近年中导出的副本，可连接本工作室网址查找有没有更新的副本文件下载，网址是：http://jiebz.blog.163.com/  。这些提供的可导入的副本文件仅供用户测试用，如果其中的有些资料汲及到版权争议，请在试用后的24小时内删除。
    副本文件名后三位的“001”表示该月的文件编号，如果一个月中录入的信息用1个文件（本系统默认的文件容量）装不下，系统会随之生存“002”、“003”等文件继续存储，最多为999个。
    想要从机器中导出副本文件，在菜单中点击“导出副本”，进入导出副本操作界面后，在下方选择导出副本文件存放的目录路径，在左侧选中欲导出的文件，按“导出”钮，副本文件就会导出到用户设定的路径目录中。导出过了的文件不会在系统中删除，有些副本文件已导出过了，如不需要再保存在系统中，可选中文件后按“删除”钮删除。完成导出后按“退出”钮退出。

    8、如何进行副本文件导入操作？
    在菜单中点击“导入副本”，进入导入副本操作界面，先在上方选择存放 有可导入副本文件的路径，左上方会显示该路径下有的副本文件，选中某一欲导入的文件，右方会出现该文件中存有的资料的题目，把需要导入的题目前的方框选中打“√”，可单选，也可多选，如要全选要在下方全选左侧的 方框内打“√”  ， 左下方会出现选中标题的内容，多选时显示最后一个选中的题目的内容。题目选定后按“导入”钮开始导入，导入时会显示进度。一个文件导入后再导入另一个文件，直至把欲导入的资料信息全部导入后按“退出”钮退出。
    导入前选择需导入的题目时须谨慎，如果导入了不想导入的内容要删除就要到目录索引中找到该条输入的信息再作删除，如果要删除的信息条目比较多，操作起来会有一定的麻烦。
本16575机库号导出的副本，其年限年份、地区范围和自定义目录都是按照系统预设的方案进行实际操作的。如果您没有删除过预设置中的任何项目，对本机上导出的副本文件，尽可放心地全部或部分有选择地导入。如果您身边使用有几台机器，其年限年份、地区范围和自定义分类目录的设置都是统一的，相互之间也可放心地进行副本导出、导入的交流。
    在导入外来副本时，值得注意的是：如果发现要导入的副本中的内容中对年限年份、地区范围的设置与您机上的设置不一样时，这时就要小心，不要急于马上导入。为讲得明白，先看看下面图片中的例子，副本文件除了在上面介绍的副本导入界面中可以查看到，还可用下面要讲到的副本文件管理查看，也可以用电脑的记事本打开查看，下面摘录了用记事本打开后复制来的二条实例：
    （实例详见操作说明.DOC文件中的图片，其它有类似实例的也可参看.DOC文件中的图片）
    打开副文文件后，主要看第一行，最左边的黑方块，是区分每条信息的表头符号，后面是题目，最后是编辑号，中间三个一是地区范围，用的是“全国”，中间的“政治”是分类，右边的“76后”是年限。
    这一条中，地区和范围用了个“江浙沪”。
    一条年限用了“76后”，一条地区范围用了“江浙沪”。也会有在一条中年限年份和地区范围都被改了的。对这样的副本信息如何导入，导入后会怎么样？对此可以有几种处理的方法：
    第一，如果你认可别人机器中的这种修改，尽可放心导入，只不过是，导入后在您机上的年限年份中会多加入了一个“76后”，在地区范围中会多加一个“江浙沪”，另在信息库存储的这几条信息条目的标题中和索引数据的数据库文件条目的标题中都会对此作相应的处理。一旦对此认可了，就得固定下来，不可再作改变和删除。
    第二，如果对此修改不认可，有两种情况，一种情况是连这整条信息都不想录入，这就好办，可以在副本导入时不去选中它。还有就是用记事本打开副本文件，把这条信息全部删除，注意要删除的部分是包括自己这条信息的黑方块，到下一条信息的黑方块之前的内容，删除操作后别忘记对文件作保存。
    如果是不认可外来副本中对年限年份和地区范围的修改，但又想要该条目的内容，可以做的，一种方法是打开副本文件，在每条信息的标题中把年限年份和地区范围改成自己所要的，如改前   改后为。还有种办法就是不作改动，而是采用资料信息录入的办法，按照上面第5题，第6题中介绍的方法，把该条目的内容复制粘贴后自己录入到本系统的数据库中去。
    如果要在副本导入界面查看副本中的年限年份和地区范围设置与自己的设置是否不一致，可以打开副本导入界面后，点击副本文件，再点击右侧的信息条目，左侧中间会显示该条目的年限年份、分类和地区范围。 
    副本备存目录中的副本文件最好能另外保存好，保存的办法是在菜单中用导出副本的方法导出到能安全保存的目录中。由于刚使用本程序时对各种功能不太熟悉会出现一些误操作，由此可能会使录入的信息出现些差错。如果差错太多，自己又不会解决，可以用清库的办法从新再开始。当然不是再从零开始。因为副本文件已作过保存，就可对副本信息有选择地恢复，已保存过的副本文件可重新导入到系统中。或者是经常为数据库信息作好备份（见信息的备份和导入），一旦有错无法解决，可以恢复到上一次的备份状态。信息库的内容是天长日久地辛勤积累起来的，作好备份和保存好副本文件是以防信息丢失、保证信息安全的常效措施。安装文件中的“16575机测试副本.rar”中的6个副本文件，解压缩后可用这些文件进行副本文件导入操作的训练。

    9、如何进行目录索引查询？
    资料信息的查询可以通过目录索引或快查进行。目录索引的查询可以通过菜单中的信息库1-4和4中的自定义分类进行检索，  随着信息录入的增多，信息量越来越大，通过分类查询会较慢。目录索引索引的用法：在菜单号库中点击某库号及分类，或点击菜单的“选择分类目录”中的“目录索引（附带修改）”，进入目录分类索引画面，为缩小查询范围，需要在下方选择年限年份。年限年份选定后会显示所选年份内有的信息题目，点击某题目，右边会显示该题目的内容，标题不能进行修改，如一定要修改，只能删除该条信息重新录入。信息内容可作修改，方法是直接在编辑框中对内容进行修改，修改好后按“内容修改确认”钮确认修改，注意每修改一条都要进行修改确认，  不然修改信息将不被保存。对不需要的信息，可选中题目后按“删除本条”钮删除。

   10、如何进行资料信息的快查？
    欲较快速查到需要的信息，可通过菜单中的资料信息管理   下的“资料信息快查”进行查询。快查的方法是通过设置关键词的方法进行检索查找。为缩小检索范围提高检索速度，在检索前要选择好分类、年限或年份、地区范围。关键词填入上方的两个空格内，两格中至少要填一格，两格关键词的关系是，同时具备两格关键词要求的内容才被搜索后显示出来。
    分类必须选择，  分类可选择单项，也可选择多项，系统默认状态是处于选择单项，如要选择多项，须点击分类框上方的“多项”，使小方块中打上勾，如不需要了，可再点击去掉勾。选中的分类标题会在分类框上边的输入框中显示，如是多选，在已选的两项标题间会加上“,”以示分隔，最多只可选5项。分类标题也可手工录入，手工录入时必须录入分类框中已有的标题，并且在两个标题间要加上“,”号，否则无效。
    年限只能填选1个；年份可填选1个，也可填选多个，多个间用“,”隔开。填选多个连续年份的方法是，在填选了1个年份后，再在年份右旁选定查询几  年，就会将连续的年份自动填上。年限或年份、地区或单位也可不填，不填表示查询全部，如果某分类信息比较多，查询全部会化时较多，如能记得信息的大至年份最好填上，以缩小查询的范围，如果记不太清楚，可填上大至的年份，再在右旁选择几年，这样也会相应地缩小些查询的范围。
    地区范围   选定后按“搜索查询”  钮开始查询，查询时会显示进度。查询完成结果会在屏幕中间淡粉红色的区域显示出来，如果 查到的信息较多，会“续1”、“续2”......直到“到最后”，如果“到最后”也差不多满了，说明设置的查询范围过大，可能还有部分查到的信息没显示出来。建议通过重设关键词缩小范围重新查询。欲清除查询到的内容按“清屏”钮。欲退出快查按“关闭”钮   ，或点击菜单中的关闭快查。

    11、如何进行“年限年份”、“地区范围”的管理？
    年限年份、地区范围的管理可对一些输错或已输入过的不需要了的年限年份、地区单位进行清理。在上方选中年限年份或地区范围，下方淡黄色的区域会显现以前输入过的全部年限年份或地区范围。选中某一项按“删除”钮   可删除选中项，如删错了也没关系，只要在资料信息录入时对错删掉的年限年份或地区范围重新输入一次，系统会将输入的内容再次保存。欲退出年限年份、地区范围管理按“返回”钮。

    12、为什么要对副本文件进行管理，该如何操作？
    副本文件是在进行信息录入时生成的与录入信息相同的信息副本。作用是为了在不同的计算机上进行信息交流。每台机上录入的信息导出后都能在其它机上导入。因为用户在进行录入操作时时有发生操作错误，特别是对系统的操作方法不态熟悉时，所进行的录入操作（如果“存副本”的勾没被取消），都会留有副本。进行副本管理可以在导出副本前，把一些错误、重复、不需要的信息进行清理或修改。或是在导入前，对要导入外机上的内容前先进行一些清理或修改。
    副本文件管理的方法很简单，在菜单中点击“副本文件管理”进入管理界面。按界面上方提示的步骤进行操作：1)选择存放副本的文件夹；2)选中一个副本文件，选中要修改或删除的信息标题，确认标题是否选中要看标题左侧的小圆圈内是否有个黑色的小圆点及选中标题的下方淡黄色区域有否已显现该标题的内容；3)进行修改及修改确认或删除。  退出副本文件管理按“退出”钮

    13、自定义目录指的是什么？该如何操作？
    本系统对信息实行分类管理，系统设定的默认分类目录有80个左右，这些目录是不允许修改的，但又允许用户根据需要自己添加自定义分类目录，自定义分类目录最多可设定70个，系统在进行测试时，也为了帮助用户试用和熟悉该功能，已经添加了2个，一个是“图库”，另一个是“资源”，这样用户自己可以添加的最多还有68个。查看自定义目录可以在菜单中的库4中点击最下方的“自定义分类”进入。
    在安装目录的信息库子目录下面有70个vv带头的目录，如vv01、vv18等，这些目录都是为自定义目录备用的，即使其中没有内容也不要把它们删掉，否则会全部或部分影响自定义目录的创建和相应的资料信息录入和查询这些自定义目录中，vv01已被“图库”占用，vv02已被“资源”占用，如果有新添加的自定义分类目录，就会依从小到大的次序分别占用这些vv带头的目录。
    设定这些可以自定义的分类目录，是考虑到各用户的工作、情况、需要等不同而附加的。不过系统默认的分类已涉及到社会的方方面面了，在一般情况下也不需要、不宜多设自定义分类目录。如确需要增加分类，可通过如下方法设定：在菜单中点击“自定义目录管理”进入自定义目录添加、更名、删除操作界面，请先阅读画面中的备注。按提示，请计划、思考好后再进行操作。左上方显示的是系统默认的分类目录，左下方显示的是已经设有的自定义目录，例出这两项目录，是给您先查看一下您想添加的自定义目录，在已有目录中有没有相同的，如果已经有了那重复设置既浪费了资源又添加了混乱。
    要添加新的自定义目录，先要在右上方光标闪动处填入欲增加的新目录名称，必须填入2个中文字或4个字符，按“添加”钮，添加的自定义新目录就会在右下方的方框中显示。如果输错了可选中后更改或删除，修改的方法是在上方输入过目录的小框中再输入要更改为的目录名，后按“更名”钮；删除的方法是在上方小框中输入与下面大框中一样的目录名，后按删除钮。
    再强调一下：更名和删除都只能在退出本操作窗口之前进行，一旦关闭了自定义目录操作窗口，设定的自定义目录即进入可录入信息状态，不可再作修改和删除，所以请在输入新目录名前慎重考虑好。完成自定义目录管理操作后按“退出”钮退出自定义目录管理。
    要向自定义目录中录入资料信息数据，必须先要添加好自定义目录，后再录入信息数据，否则添加进去的资料信息是不可用的，须到目录索引中找到这些录入的信息条目后删除干净。
    在外机的副本数据导入时，如果导入的数据有来自外机的自定义目录，必须在自己机上也建有相同的自定义目录，否则会有错，导入后也须删除。那么如何看出外机上的副本文件中有哪些数据是自定义目录的呢？当你进入导入副本操作界面后，点击选择资料信息条目标题时，如果该标题的内容是他机自定义目录的数据，在左则的中间会显示提示，例本系统中已经建有的“自定义目录之一会有这样的显示：全国/资源/现代”，这里的“资源”就是自定义目录的名称。如果你想导入外机上的自定义目录信息，就要查看一下，在你的机上有没有建过相同名称的自定义目录，如果没有又想导入就需要新建一个。如果想要这条信息，但又不想导入外机的自定义目录名称，可以参照上面介绍过的对副本文件修改的方法把自定义目录改为您所需要和认可的目录，也可以把这条信息的内容复制出来，再用信息录入的方法自己录入一下就可以了。

    14、如何进行信息库的备份和导入的操作 ？
    所有制作和录入的信息卡片都存储在系统的信息库中，信息库中的内容要靠平时日积月累丰富起来，为防止劳动果实被毁，请及时备份信息库内容。备份主要是对安装目录下的“索引数据”和“信息库”两个目录进行备份，在windows中的资源管理器中用复制复盖的方法也可进行。
    用本程序菜单操作的方法可以：在菜单中点击“资料信息库备份”，进入备份操作界面，填入或选择备份文件存放的目录路径。可先在上方选择盘符，再在中间双击选择要存放备份内容的目录，备份文件不宜存放在本系统安装程序下。填写或选择好存放备份文件的目录后按“备份””钮，开始备份，备份时系统会同时对“索引数据”和“信息库”两个目录都进行备份的。备份结束后，按“退出”钮退出备份。
    备份数据的导入，在菜单中按“资料信息库备份导入”后，选择存放有备份文件的目录路径，选中“信息库”目录（只要选择信息库目录，索引数据目录不需要选中），按“导入”钮，系统会把备份目录中的“索引数据”和“信息库”两个目录同时导入系统，完成导入后按“退出”钮退出。

    15、 在什么情况下需要对数据进行存放地址的调整，调整时该如何操作？
    信息库中可存放大量的信息数据，被录入的信息会存放在安装盘符中安装目录下的信息库中。系统安装时，安装文件中附有可供导入的副本文件，外机的副本文件的内容导入后也存储到安装目录下的信息库中。被导入和录入的信息在安装好程序后没有变动过本程序所处的盘符的情况下是无需作存放地址调整的。如原来是安装在D:盘中的，安装以后一直没有变动过盘符，这就无需作存放地址的调整。有两种情况需要作存放地址调整，一种是安装好系统之后又变动过安装盘符的。因为本软件是绿色软件，安装好系统后，如想变动安装盘符，可直接将“资料信息快递”文件夹移到另一盘符中，改变了快捷方式指向后仍然可以照常使用。但改变安装盘符后，必须对已有数据的存放地址进行调整。原因是在你初次安装系统后，假如初次安装的盘符是D：，所有录入和导入的信息都是指向D：的，如果安装目录移到了E:或其它盘符，就需要把所有录入过的信息的原来的盘符指向都改为指向新移入的盘符。
    另一种情况是，改变安装目录后，导入了原来的备份数据，如果你做备份数据后，未改变过安装盘符，或即使重装系统也是装在原来安装的盘符中，这样备份导入后就不需要进行存放地址调整。但如果你备份数据后改变了安装盘符，例：备份数据是原来安装在D盘时所做的，后来把系统移到了E盘，或重装到了E盘，再用这个备份数据作了导入。这样，导入后就需要对已有的数据作存放记录地址的调整。
    调整的方法：在菜单中点击“资料信息库备份导入”，在出现的备份导入界面中按“调整”按钮进入数据存放记录调整界面。请在左边目录框内依次选中索引数据目录下的各子目录，选择时必须双击，每次双击，上面的方块会变成黄色  ，按下“调整”后方块变成紫色   表示这一目录的调整已结束，使全部目录都轮换调整一遍至完成。进行调整操作的同时，选择目录的右侧会显示已调整过的目录，用于与选择目录进行核对有否遗漏。全部调整完成，按“返回”钮退出数据存放地址调整。
    随着时间的延长，积累的信息资料会越来越多，如果资料比较少，涉及的文件夹和文件比较少，调整会很快完成。如果资料很多很多，会涉及到数千文件夹及千万个文件。调整时会化费较多时间。所以在开始试用本程序时可能没有全盘计划好，可以在各个盘符中试试，经过一段时间试用后，应该使本系统相对稳定在一个盘符中，没有特殊情况，以不变动安装盘符为好。如果变动了，一定要对数据进行存放地址的调整，否则原有的那些信息将全部或部分不被显示。
    进行数据存放地址调整没有在菜单中设立进入该操作界的按钮，而是在备份导入中设置了一个“调整”按钮，因为这个功能用得比较少，放在备份导入中，有提示对变动盘符后导入过的备份数据要作数据存放地址的调整。但放在这里也容易被忽视，所以一定要记得在这里有一个这样的按钮，一旦对安装目录作了盘符变动，一定要记得有一个“调整”   按钮在这里，并必须完成所要求的调整操作。

    16、菜单中的“调用文章书稿助写”是派什么用的？
    “文章书稿助写” 是“资料信息快递” 的姊妹软件，在这两个程序中都可相互调用。前提是必须在同一安装目录下装有文章书稿助写2.7版和资料信息快递2.4版两软件，注意必须装在同一根目录下，否则不可调用。文章书稿助写的文档库中可存大量文件、文档资料，需要时可配合进行有关资料的查询。
    文章书稿助写的文档库同资料信息快递信息库存放的资料有什么不同？不同在于：文章书稿助写的文档库中存放的是以文件形式保存的文章、文摘和书籍等，资料信息快递的信息库中存放的是以卡片形式保存的资料信息，前者以大块的文章为主，后者以一事一段的小段卡片信息为主。 

    17、对哪些功能键还需要作些说明的？
    菜单的帮助中有本软件的操作说明、注册等信息，如想注册本软件，为保证注册成功，请在进入本系统后先不要作打开文件等其它操作，应直接进入帮助--注册，按提示完成注册操作。在任何情况下按菜单下的“退出”钮可退出本系统。
    下列5个符号作为系统处理信息结构和分辨不同信息间区别的标识，在录入资料信息时输入的标题、内容中禁止使用这5个符号，否则会造成信息库资料结构和信息关联上的差错。“¨”、“〃”、“◇”、“◆”、“&”。

    18、本程序是否是单机建库，可否实现多机信息共享？
    本程序既可在单机上建库，也可实现多机库信息共享。少则几台，多则几十台、上百台。本程序信息互联的方法是：任何一机库中录入的信息，都可导入到其它各机的库中。为区别各机所属，系统分配给每机一个机库号。有了机库号不同机子中导出的副本文件的文件名重复的概率会大大减少，就可避免重复导入。另外也可以知道副本文件是导出于哪个机子中的，如需要查看信息原件的话在那个机子里可能会存有
    为此，本程序在菜单中建有一“外机库号及记事”的项目连接，作用是对与本机有过副本导入关联的外机的情况作备忘记录。记录的办法是参照已有记录的样式，双击某空格，填上记录内容后再在其它空格处单击一下即可，不需要的可删除。外机库号及记事界面纵向默认保持50行记录，如不夠可添加，  按“加一项”钮，可在最后增加一空记录项，按“删未项”钮每次删除最后一项。
    最后再重复强调一遍：如果因为不熟悉本系统的操作方法，在试用中因误操作而导至信息库中的数据混乱到难以修改的程度或近乎崩溃，如此，可以删除安装目录下的“索引数据”和“信息库”目录，再从安装文件包中解压缩出相同的两个目录复制到原来的安装目录中，系统就回到了初安装时的空库状态，一切可以从头再来，还不行，就只能重装系统。如果存有导出副本的话，可把副本导入，恢复所有保存过的副本信息内容；如果有备份文件保存的话，可把备份文件导入，可恢复到备份时的状况。
    愿本软件能为您减轻工作烦劳、提高工作效率、丰富生活内涵。祝您工作顺利，生活快乐！谢谢使用，谢谢支持！

上海博乐家园工作室   2013年13月 升级到2.41版   
操作方法演示视频文件可到下面的网址下载：http://jiebz.blog.163.com/

   （本工作室还编有：文章书稿助写、问卷统计、选票统计、如意算盘等办公软件，如有需要请访问上述网址下载。）

